4 استراتژی مدیریت ریسک برای اجرای موفقیت آمیز پروژه

با یک استراتژی مدیریت ریسک ، شما بهتر است که خطرات غیر منتظره پروژه را برطرف کنید.

تصور کنید یک فرصت جدید پروژه در راه شما است. شما تیم خود را جمع می کنید و یک برنامه خوب فکر برای تکمیل پروژه در مهلت تعیین شده تهیه می کنید. شما همه کارها را برای تحقق چشم انداز پروژه مشتری خود انجام می دهید - از تخصیص منابع برای اختصاص اهداف خاص به اعضای تیم.

اما پس از چند هفته ، یکی از قابل اعتمادترین منابع شما به دلیل شرایط غیرقابل اجتناب ، مرخصی طولانی را ادامه می دهد و باعث می شود پروژه شما برای مدتی متوقف شود. این چیزی است که هیچ کس نمی توانست پیش بینی کند. آیا این خطر برای شما دلهره آور به نظر می رسد؟خوب ، شما تنها نیستید!

بسیاری از مدیران پروژه مانند شما سعی می کنند از خطرات غیر منتظره خودداری کنند اما هنوز هم در آنها قرار دارند. واقعیت این است که هر پروژه خطر خاصی از شکست را دارد - مهم نیست که چقدر سعی می کنید از آن جلوگیری کنید. مدیریت ریسک پروژه کار آسانی نیست و خطرات غیرقابل پیش بینی می توانند هر لحظه به آن حمله کنند ، بنابراین خود را سرزنش نکنید. درعوض ، از قبل برای آنها برنامه ریزی کنید تا برنامه های پروژه شما از بین نرود.

در این مقاله ، ما چهار استراتژی مدیریت ریسک را برای کمک به افزایش شانس موفقیت پروژه شما بررسی می کنیم. اما در ابتدا ، بیایید اصول استراتژی های مدیریت ریسک را درک کنیم و چرا مهم است که آنها را در جای خود قرار دهیم.

استراتژی مدیریت ریسک چیست؟

یک استراتژی مدیریت ریسک ، فرایند شناسایی ، ارزیابی و پاسخگویی به خطرات پروژه قبل از ایجاد مشکلات جدی یا تأثیرگذاری بر جدول زمانی تکمیل پروژه است. این فرایند همچنین شامل به روزرسانی و تجدید نظر در ارزیابی ریسک بر اساس اطلاعات جدید یا اقدامات انجام شده است.

به عنوان یک مدیر پروژه ، شما باید بدانید که چگونه می توانید خطرات پروژه را به طور مؤثر مدیریت کنید و برای آن ، برای شناسایی ، ارزیابی و کنترل خطرات به یک برنامه مدیریت ریسک سازمانی نیاز دارید. با نظارت از نزدیک ، می توانید برنامه های کاهش را برای کاهش تأثیر احتمالی خطرات تدوین کنید.

از آنجا که اجرای تکنیک های مدیریت ریسک استراتژیک تضمین می کند که یک پروژه در مسیر باقی بماند و موفق شود ، بسیاری از مشاغل به دنبال "توانایی مدیریت خطرات پروژه" در هنگام استخدام مدیران پروژه هستند. طبق بررسی کاربر مدیریت پروژه 2021 Capterra ، 52 ٪ از مدیران پروژه می گویند مدیریت خطرات پروژه بخش مهمی از عملکرد شغلی آنها است و در بررسی سالانه آنها گنجانده شده است.(روش بررسی را در اینجا ببینید.)

چه زمانی باید استراتژی های مدیریت ریسک را شامل شود؟

فرآیند مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و بسته شدن پروژه است. وقتی صحبت از روش‌های مدیریت ریسک به میان می‌آید، کارشناسان توصیه می‌کنند که آنها را در مراحل اولیه (یعنی برنامه‌ریزی) لحاظ کنید، زیرا هنوز زمان برای انجام تنظیمات و تنظیم دقیق چیزها وجود دارد. این اجازه می دهد تا یک پاسخ فعال تر و کارآمدتر به هر خطری که ممکن است ظاهر شود.

با این حال، شما همچنین باید درک کنید که ممکن است همیشه نمی‌توان همه استراتژی‌های مدیریت ریسک را در مراحل اولیه ترکیب کرد، زیرا بسیاری از اجزای متحرک درگیر هستند.

برای هر یک از استراتژی‌های مدیریت ریسک که در زیر مورد بحث قرار می‌گیرد، ما چند عامل را برای کمک به شما در تصمیم‌گیری زمان مناسب برای استفاده از استراتژی گنجانده‌ایم.

1. اجتناب از خطر

این طرحی است که برای جلوگیری از وقوع هر گونه خطر احتمالی در وهله اول به کار گرفته شده است. یک طرح اجتناب از ریسک معمولاً شامل تغییر جدول زمانی یا محدوده پروژه یا استخدام کارکنان بیشتر برای مدیریت مسائل است. این استراتژی احتمال بروز هرگونه خطر قابل توجهی را در طول مدت تصدی پروژه کاهش می دهد.

چرا اجتناب از خطر را شامل می شود؟

پیشگیری همیشه بهتر از درمان است. با اجتناب از ریسک، می‌توانید احتمال خطرات احتمالی پروژه را با برنامه‌ریزی از قبل برای آنها و توسعه برنامه‌های اضطراری برای کاهش آنها کاهش دهید.

پرداختن به خطرات قبل از تبدیل شدن به مشکلات تمام عیار که قبلاً باعث آسیب شده اند، هزینه کمتر و زمان کمتری دارد. با پیش‌بینی ریسک‌ها و طرح‌ریزی برای مقابله با آنها، احتمال ایجاد اختلال در برنامه پروژه را به حداقل می‌رسانید.

چه زمانی باید اجتناب از خطر را شامل شود؟

این بستگی به پروژه خاص شما و ریسک های منحصر به فرد آن دارد. با این حال، به طور کلی، سعی کنید در اسرع وقت یک استراتژی اجتناب از خطر را در نظر بگیرید. این به کاهش احتمال خطرات از همان ابتدای پروژه کمک می کند.

عواملی که باید هنگام تصمیم گیری در مورد گنجاندن استراتژی اجتناب از ریسک در پروژه خود در نظر بگیرید:

احتمال وقوع خطر.

شدت بالقوه عواقب در صورت وقوع خطر.

هزینه و امکان سنجی اجرای استراتژی اجتناب از ریسک

تاثیر استراتژی اجتناب از ریسک بر برنامه و بودجه پروژه

2. کاهش ریسک

این یک استراتژی است که برای به حداقل رساندن اثرات منفی ریسک بر روی یک پروژه استفاده می شود. برنامه کاهش ریسک شامل ایجاد رویه‌ها و پروتکل‌های واضح، تهیه یک طرح پشتیبان برای خطرات پیش‌بینی نشده و شناسایی و کاهش خطرات احتمالی در مراحل اولیه برنامه‌ریزی پروژه است.

چرا شامل کاهش ریسک می شود؟

یک استراتژی کاهش ریسک تضمین می کند که خطرات بالقوه شناسایی شده و قبل از ایجاد مشکلات جدی ، با آنها برخورد می شوند. ترکیب این استراتژی در برنامه پروژه خود به معنای به حداقل رساندن شانس اشتباه و آسیب رساندن به موفقیت پروژه شما است.

با کاهش شدت خطرات ، تأثیر منفی را به حداقل می رسانید ، بنابراین پروژه خود را در برنامه نگه می دارید. شما جلوتر از مسائل هستید و با برنامه ریزی برای خطرات مختلف و پاسخ های مناسب آنها ، پروژه را تحت کنترل خود نگه دارید.

چه موقع کاهش خطر را شامل می شود؟

هیچ پاسخی برای این سوال وجود ندارد. این بستگی به پروژه خاص و خطرات مرتبط با آن دارد. با این حال ، کارشناسان پیشنهاد می کنند که مدیران پروژه باید این استراتژی را به طور خاص در طی فرآیند تحلیل ریسک برای نتایج بهینه بگنجانند.

سؤالاتی که باید هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه آیا استراتژی کاهش خطر در پروژه خود را شامل می شود یا خیر ، بپرسید:

خطرات احتمالی چیست و احتمال بروز آنها چقدر است؟

پیامدهای یک رویداد خطر چیست؟

چه مقدار پول و زمان را می توان در کاهش ریسک سرمایه گذاری کرد؟

آیا استراتژی های کاهش خطر موجود وجود دارد که قابل استفاده باشد؟

3. انتقال ریسک

همانطور که از نام آن پیداست ، این روند انتقال ریسک از یک نهاد به دیگری است. این کار معمولاً از طریق مذاکرات قرارداد ، بیمه نامه یا وسایل دیگر انجام می شود. با انتقال ریسک ، سازمان ها امیدوارند که خود را از ضررهای احتمالی مرتبط محافظت کنند.

چرا شامل انتقال ریسک می شود؟

مدیریت ریسک خوب یکی از مهمترین جنبه های یک پروژه موفق است. با انتقال ریسک به طرف دیگر ، می توانید در صورت بروز اشتباه ، تأثیر آن را بر روی پروژه کاهش دهید ، از پروژه در برابر ضرر و زیان احتمالی یا مشکلات احتمالی محافظت کنید.

انتقال ریسک همچنین به کاهش قرار گرفتن در معرض ریسک و مسئولیت مالی برای تجارت شما کمک می کند. این پروژه با خلاص شدن از عدم اطمینان یا ابهام ، پروژه کلی را سرعت می بخشد.

چه موقع انتقال ریسک را شامل می شود؟

باز هم ، هیچ پاسخ مشخصی برای این سوال وجود ندارد. در هر پروژه و خطرات ناشی از آن متفاوت است. با این حال ، توصیه می شود یک استراتژی انتقال ریسک را در اسرع وقت - به طرز پیش فرض در مرحله برنامه ریزی شامل شود. این به شما کمک می کند تا تمام اقدامات لازم را برای کاهش یا از بین بردن هرگونه خطر احتمالی انجام دهید.

عواملی که باید هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه آیا استراتژی انتقال ریسک در پروژه خود را شامل می شود یا خیر ، در نظر بگیرید:

احتمال وقوع خطر.

هرگونه الزام یا محدودیت های قانونی قابل اجرا.

گزینه های موجود برای انتقال ریسک.

خطرات و مزایای عدم انتقال ریسک

4. پذیرش ریسک

این استراتژی به تصمیم مدیر پروژه برای پذیرش یا رد ریسک اشاره دارد. این انتخاب به دلایل مختلفی انجام می شود، از جمله (اما نه محدود به) ریسک ارزش اقدام برای آن را ندارد، احتمال کم و تاثیر زیادی دارد و هیچ راه شناخته شده ای برای کاهش آن وجود ندارد.

چرا پذیرش ریسک را شامل می شود؟

با پذیرش ریسک ها، تصدیق می کنید که وجود دارند و می توانند به طور بالقوه بر پروژه تأثیر بگذارند. این به شما امکان می دهد تا اقدامات کاهشی و برنامه های اضطراری را برای مقابله با آنها در صورت وقوع آنها انجام دهید. پذیرش ریسک همچنین به شما این امکان را می دهد که بیشتر روی جنبه های مثبت پروژه خود تمرکز کنید و در عین حال برای مشکلات احتمالی آماده باشید.

چه زمانی باید پذیرش ریسک را شامل شود؟

زمان معمول برای استفاده از پذیرش ریسک در مدیریت پروژه در مرحله برنامه ریزی است. این زمانی است که شما تصمیم می گیرید که کدام ریسک ها را بپذیرید و چگونه به آنها رسیدگی کنید. زمان دیگر در مرحله نظارت و کنترل است. این زمانی است که اطمینان حاصل کنید که تمام ریسک های پذیرفته شده به درستی مدیریت می شوند.

عواملی که باید هنگام تصمیم گیری در مورد گنجاندن استراتژی پذیرش ریسک در پروژه خود در نظر بگیرید:

تأثیر احتمالی ریسک در صورت وقوع.

در دسترس بودن هر استراتژی کاهش ریسک دیگر.

پول و زمان بودجه بندی شده برای مدیریت ریسک در پروژه.

از نرم افزار مدیریت ریسک برای نتایج موفق استفاده کنید

هر پروژه متفاوت است و مجموعه ای از ریسک های منحصر به فرد خود را به همراه خواهد داشت. بنابراین، شما باید برنامه مدیریت ریسک خود را متناسب با نیازهای خاص پروژه خود تنظیم کنید. در حالی که هیچ راه حلی برای همه وجود ندارد، این چهار استراتژی نقطه شروع خوبی را ارائه می دهند. با درک این استراتژی ها و دانستن زمان استفاده از آنها، می توانید از یک نتیجه موفقیت آمیز برای پروژه خود اطمینان حاصل کنید.

برای پیاده سازی این استراتژی های مدیریت ریسک می توانید از نرم افزار مدیریت ریسک استفاده کنید. این نرم افزار به شناسایی و رسیدگی به موقع تمام تهدیدات پروژه کمک می کند. در اینجا نحوه عملکرد آن برای هر استراتژی آمده است:

اجتناب از ریسک: نرم افزار مدیریت ریسک داده های پروژه شما را تجزیه و تحلیل می کند و بینش هایی را برای کمک به شما در شناسایی خطرات احتمالی ارائه می دهد. هنگامی که خطرات را شناسایی کردید، می توانید اقداماتی را برای اجتناب از آنها انجام دهید.

کاهش ریسک: با تجزیه و تحلیل داده های پروژه خود، نرم افزار مدیریت ریسک به شما کمک می کند تا راه هایی برای کاهش تاثیر ریسک ها ابداع کنید. به عنوان مثال، اگر می دانید تامین کننده خاصی غیرقابل اعتماد است، می توانید منابع خود را از فروشنده دیگری تهیه کنید.

انتقال ریسک: نرم افزار مدیریت ریسک به شناسایی ریسک هایی که می تواند به طرف دیگری منتقل شود کمک می کند. به عنوان مثال، می توانید برای انتقال ریسک از دست دادن دارایی به یک شرکت بیمه، بیمه خریداری کنید.

پذیرش ریسک: در برخی موارد، ممکن است مجبور شوید خطرات خاصی را بپذیرید و اقداماتی را برای کاهش تأثیر آنها انجام دهید. به عنوان مثال، اگر خطر سرقت وجود دارد، می توانید دوربین های امنیتی نصب کنید و نگهبان استخدام کنید. نرم افزار مدیریت ریسک به شناسایی چنین خطراتی، ارزیابی تاثیر آنها و توسعه طرح های کاهش کمک می کند.

این ویدیو به بررسی مزایا و معایب استفاده از نرم افزار مدیریت ریسک می پردازد تا به شما کمک کند تصمیم بگیرید که آیا این ابزار برای نیازهای پروژه شما مناسب است یا خیر.

لیست Capterra از بهترین راه حل های نرم افزار مدیریت ریسک یکپارچه برای پروژه های خود را بررسی کنید.

نظرسنجی کاربران مدیریت پروژه Capterra در مارس 2021 بین 422 مدیر پروژه مستقر در ایالات متحده انجام شد که 367 نفر از آنها کاربران نرم افزار مدیریت پروژه هستند تا مشخص شود چه کسی از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کند، ویژگی هایی که استفاده می کند یا نه، کدام یک را می خواهند. آنها استفاده کرده بودند و چه نتایجی از سرمایه گذاری خود دیده اند. پاسخ دهندگان واجد شرایط تصمیم گیرندگان هستند یا درگیر مدیریت روزانه پروژه در سازمان خود هستند. ما برای اطمینان از اینکه هر پاسخ دهنده معنی و موضوع مورد نظر را کاملاً درک کرده است، سؤالات را قالب بندی کردیم.

به دنبال نرم افزار مدیریت پروژه هستید؟لیست Capterra از بهترین راه حل های نرم افزار مدیریت پروژه را بررسی کنید.

درباره نویسنده

شوبهام گوپتا

شوبهام گوپتا نویسنده ای در Capterra است که مدیریت پروژه و تبلیغات را با تمرکز بر روندهای نوظهور مشاغل کوچک پوشش می دهد. او به ایده پردازی و ایجاد محتوای هدفمند برای کمک به موفقیت کسب و کارها معتقد است. به عنوان بخشی از فضای محتوا از سال 2016، شوبهام درباره آموزش، فناوری، سبک زندگی، علایق انسانی و ارتباط اجتماعی نوشته است. در خارج از محل کار، او از آزار دادن سگش، خواندن شعر اردو و تماشای فیلم های هیجان انگیز در حالی که یک فنجان قهوه دم کرده بهشتی می خورد، لذت می برد.